NEW WORK BEI OTTO = FUTUREWORK

Bei meiner Arbeit als Unternehmensberaterin bin ich immer wieder neugierig, wie Unternehmen sich mit dem Thema „New Work“ auseinandersetzen. Besonders spannend finde ich dahingehend auch die Wege der etwas traditionelleren Unternehmen. Ihren Spagat zwischen häufig sehr nostalgischen Werten und den neuen Impulsen durch New Work beobachte und begleite ich besonders gerne.

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Zuletzt war ich zu Besuch bei OTTO, die eine New Work-Initiative namens „FutureWork“ ins Leben gerufen haben. Diese spannende Initiative wird von Irene Oksinoglu verantwortet. Als Leiterin der Initiative FutureWork ist sie seit November 2017 für die strategische Implementierung neuer Arbeitsweisen und -welten bei OTTO verantwortlich. Bereits seit 2006 ist Irene Teil des E-Commerce-Händlers und kennt sich dort bestens aus. So arbeitete sie bereits als Leiterin der Produktberatung für Möbel und Heimtextilien, als Leiterin Customers Solutions und Customer Excellence. Zusammen haben wir ein wunderbares Gespräch über New Work bzw. FutureWork geführt.

Liebe Irene, ich freue mich sehr, dass wir uns zusammen über das Thema „New Work“ austauschen können und du dir die Zeit für ein Interview nimmst. Mit FutureWork gebt ihr die OTTO-Antwort auf New Work. Diese Initiative fußt auf drei Säulen: Culture, Digital Office und Activity based working. Magst du mir diese drei Säulen erklären?

Gerne, liebe Vanessa. Wir haben anfangs beschlossen, diesen Wissensbegriff „New Work“ bzw. „FutureWork“ systematisch einzuführen. Und so brauchten wir eben Begrifflichkeiten, unter denen wir das ganze Thema subsummieren können. Bei OTTO denken wir in Raum, Technik und in Kultur.

Für die Dimension „Raum“ haben wir uns für „Activity based working“ entschieden. Dahinter steckt die Idee, sich in seinem Arbeitsumfeld so zu organisieren, dass man im Raum die Arbeitssituation vorfindet, die man gerade sucht und braucht um seine Aufgaben bestmöglich zu erfüllen. Wir haben viele verschiedene Arbeitssituationen innerhalb des Campusses geschaffen: von Gesprächsecken bis zu Stillarbeitsplätzen, wir haben Telefonboxen für vertrauliche Gespräche, nicht reservierbare ThinkTanks für spontane Sessions und wir haben identisch ausgestattete Arbeitsplätze, um es unseren Kollegen*innen zu ermöglichen den Arbeitsplatz im Alltag zu wechseln. Es gibt Kollaborationsflächen, Social Spaces für nette Gespräche bei einem Kaffee und Lounge-Ecken. Darüber hinaus gibt es eine Betriebsvereinbarung zu mobilem Arbeiten, denn wir denken hier nicht nur „on-Campus“, sondern auch „off-Campus“. Regeln zum flexiblen Arbeiten müssen vom Arbeitgeber transparent aufgestellt und mit dem Betriebsrat abgestimmt werden. Wir wollen weg von der typischen 9-to-5-Denke und möchten erreichen, dass jemand, der am Abend sein Kreativitäshoch bekommt, auch in einem gesetzlich sicheren Rahmen z.B. an einem Konzept oder ähnlichem weiterarbeiten kann.

Dahinter steckt die Idee, sich in seinem Arbeitsumfeld so zu organisieren, dass man im Raum die Arbeitssituation vorfindet, die man gerade sucht und braucht um seine Aufgaben bestmöglich zu erfüllen.

Dazu verheiraten wir „Activity based working“ mit unserem „Digital Office“. Wenn ich gedanklich immer von der Frage ausgehe, wie ich am besten meine Aufgaben erfüllen kann, brauche ich nicht nur den Raum und die Fläche, sondern unter anderem auch die richtige Technik. Da konzentrieren wir uns gerade auf den Rollout von Office 365 und sind uns sicher, dass wir damit vernetztes und crossfunktionales Arbeiten unterstützen. Das Handling von Kollaborationen wird durch dieses Tool deutlich einfacher.

„Culture“ steht für die Verhaltensmuster, Gewohnheiten und das Mindset, das sich in vielen Fällen verändern muss, damit Themen wie „Digital Office“ und „Activity based working“ bei OTTO gelebt werden kann. Hier mussten wir natürlich durch Befragungen und Interviews sehr tief in unsere Unternehmenskultur eintauchen und haben uns am Ende auf einige übergeordnete Maßnahmen geeinigt. Beispiele hierfür sind „Effiziente Zusammenarbeit“, „Vermeidung von Doppelarbeit“ bis hin zu Dokumentveröffentlichung in der Cloud um gemeinsames Arbeiten zu ermöglichen. Unsere Mitarbeiter*innen probieren sich auch gerade fleißig in Formaten aus, die unsere Kollegen*innen noch nicht alltäglich nutzen, wie z.B. Videobotschaften oder Video Calls. Dabei machen wir ihnen auch Mut, sich und ihre wertvollen Fähigkeiten zu zeigen. Ich bin überzeugt, wenn ich meine Arbeit effizient gestalten möchte, muss ich nicht nur transparent sein, sondern ich muss auch mich in meiner Kompetenz zeigen. So steigt einfach die Chance, dass ich unter Kollegen*innen die richtigen Menschen für mein Anliegen oder mein Projekt finde. Es ergeben sich Synergien.

“Uns war von Anfang an klar, dass unsere Vorstände die Zugpferde der Veränderung sein müssen.”

Parallel sind wir mit FutureWork auch sehr nah an unseren Führungskräften. Uns war von Anfang an klar, dass unsere Vorstände die Zugpferde der Veränderung sein müssen und daran arbeiten wir sehr stark. Im Culture Change geht es nicht nur darum, unsere
Mitarbeiter*innen zu enablen, sondern auch und vor allem unseren Führungskräften die Unterstützung anzubieten, die sie benötigen, um die Veränderung vorzuleben.

Die Klammer um dies alles bildet letztlich die Eigenverantwortung unserer Mitarbeiter*innen. Wir möchten alle OTTO-Mitarbeiter*innen dazu befähigen, für sich selbst zu entscheiden, welche Arbeitssituation gerade die richtige für sie ist. Wir beobachten, dass Themen wie Sozialisierung, Werte und Generationenunterschiede eine große Rolle spielen. Teilweise sind die Bedürfnisse einerseits nach Freiraum und andererseits nach konkreten Vorgaben so unterschiedlich und trotzdem müssen wir für alle einen Weg finden, für sich das beste aus den verschiedenen Arbeitssituationen heraus nehmen zu können. Hier sehen wir eine Führungskraft auch viel mehr Coach und Begleiter.

Auf eurem Blog greift ihr die neuen Anforderungen an Arbeitgeber und Arbeitsplätze, vor allem getriggert durch die jüngeren Generationen Y und Z, auf. In welcher Weise profitieren diese Zielgruppen aber auch Väter, Mütter, Pflegende oder anders zeitlich eingeschränkte Mitarbeiter*innen von dieser Initiative?

Uns beschäftigen hier zwei Seiten der Anforderungen: einerseits muss OTTO als Arbeitgeber wettbewerbsfähig bleiben und andererseits verändern sich aber auch die Anforderungen der bestehenden
Mitarbeiter*innen, die ihr Leben beispielsweise auf einmal völlig anders organisieren müssen. Das Schöne an FutureWork ist, dass unsere ganzen Initiativen, die es vorher auch schon gab, nun für alle sehr transparent gemacht werden. Wir haben beispielsweise sehr flexible Vertragsmodelle und jede*r Mitarbeiter*in kann für sich schauen, welches Modell aktuell am besten passt. An der Stelle sind wir sehr sozial aufgestellt und finden immer eine gute Lösung.

Um so wichtiger, dass die Führungskräfte mit an Bord geholt werden und nicht in ihrer alten Denkweise bleiben, oder?

Genau richtig. Unsere Führungskräfte werden für diese Themen speziell sensibilisiert. Eine unserer Bereichsvorstände z.B. arbeitet offiziell 80% anstatt 100%. Das ist für jeden transparent und so kann sich jeder demnach organisieren.

Du sagtest vorhin, dass das „Digital Office“ u.a. auch ein Enabler für Veränderungen sein kann. Welche Rolle spielt Artificial Intelligence in FutureWork?

Das Thema wird definitiv kommen und im Customer Service Bereich haben wir z.B. schon die Klara, die als Avatar Fragen beantwortet und die Kollegen*innen in den Relation Centern unterstützt.. An dieser Stelle sage ich bewusst „ergänzt“. Wir machen uns die Technik so zu Nutze, wie wir sie im Business benötigen und lassen uns nichts aufdiktieren. Künstliche Intelligenz kann eine enorme Erleichterung bringen und so möchte ich es auch in FutureWork einflechten.

Und zuletzt noch die Frage: Was sind deine drei Top-Herausforderungen bei der Implementierung von FutureWork?

1. Das Momentum nicht verpassen.
2. Das Verständnis für FutureWork und die unterschiedlichen Mindsets dazu abholen.
3. Das gleiche Verständnis aller Begrifflichkeiten schaffen.

Liebe Irene, ich danke dir für dieses wunderbare und offene Gespräch, es hat mir sehr viel Spaß gemacht!